Em outro artigo falamos sobre a importância da assessoria jurídica preventiva a pequenas e médias empresas para minimizar riscos ao negócio.
Mencionamos também que por vezes a assessoria jurídica da empresa é realizada por profissionais não especializados.
Com essa deficiência na gestão a empresa pode adquirir problemas com fornecedores, funcionários, clientes e com os órgãos públicos.
Ressaltamos, ainda, a importância de se ter um contrato social e demais documentos necessários à operacionalização da atividade econômica da empresa bem redigidos.
Entretanto, o empresário nem sempre dá a devida atenção ao assunto e este é um dos motivos que pode levar uma empresa a adquirir uma carteira de processos judiciais.
Infelizmente é nessa oportunidade que a figura do advogado é lembrada na empresa.
Neste momento chegamos ao ponto do nosso artigo. Como administrar esta carteira de processos judiciais?
A administração de contencioso de volume nos trouxe algumas experiências que podem ser aplicadas estrategicamente na carteira de processos judiciais das pequenas e médias empresas, tornando seu contencioso estratégico e de resultado na busca da mitigação de perdas financeiras e de sua imagem, tais como:
(i) Definir fluxo de trabalho/informações com o escritório/advogado contratado;
É importante deixar claro como será realizada a troca de informações entre a empresa e o advogado. Definir responsáveis por estas comunicações. Definir datas para atendimento das solicitações.
(ii) Certificar mensalmente a base de processos ativos, em encerramento e arquivados existente na empresa, no sistema do advogado e na base dos Tribunais ou órgãos públicos;
É imprescindível que os processos cadastrados na base de controle da empresa e no sistema de gestão do advogado sejam espelhos, pois precisam refletir com integridade todos os dados. Por isso a necessidade de conferência mensal para que seja apurada eventual irregularidade o quanto antes. Imagine que você, dentro do fluxo de trabalho acordado, encaminhou via e-mail ou por mensagem de seu sistema uma nova ação trabalhista recebida e esta mensagem por algum motivo deixou de ser recepcionada pelo advogado. Se as bases de processos não forem minimamente verificadas e confrontadas a empresa terá grandes chances de ser revel neste processo e amargar possível prejuízo.
Outro exemplo. Imagine que você tenha feito com o advogado um contrato de honorários por número de processos ativos. Com este embate mensal da base do escritório ou da empresa com a base do Tribunal é possível eliminar os processos encerrados da base de processos ativos o que redundará em menor custo quanto ao pagamento de honorários.
(iii) Realizar e revisar sempre que necessário o prognóstico de perda desta carteira de processos;
Em matéria de prognósticos as regras mais comezinhas de contingenciamento são as seguintes:
- Perda Provável: A probabilidade de perda do processo judicial parcial ou total é provável.
- Perda Possível: A probabilidade de perda do processo judicial parcial ou total é possível.
- Perda Remota: A probabilidade de perda do processo judicial é remota.
Qual a necessidade da empresa realizar esta classificação em seus processos? Ter sua contingência passiva apurada e sempre que possível atualizada.
Deve-se evitar as surpresas, nesta área, sempre desagradáveis.
Conhecendo a carteira judicial por esta classificação aliado ao mapeamento dos valores médios aplicados a cada causa raiz a título de condenação, a empresa, estrategicamente, com a finalidade de reduzir sua contingência passiva pode com o auxílio do advogado criar uma política de acordos (com valores inferiores aos aplicados em condenação) para encerrar o lote de processos classificados como de perda provável.
Certamente esta ação redundará em economia para a empresa.
Com relação ao lote de processos classificados como de perda possível pode-se aguardar por uma maturação que dê mais previsão quanto ao resultado final.
Por fim, os casos classificados como de perda remota devem ter uma atenção toda especial do advogado posto que a empresa deverá buscar com todo o afinco a vitória nestes processos.
(iv) Identificar (através de um mapeamento) e tratar internamente a causa raiz destas ações;
É importante que o advogado classifique as causas de ajuizamento dos processos judiciais. Exemplo: Um cliente entra em contato com o SAC e reclama que teve seu nome negativado indevidamente por sua empresa. O advogado poderá adotar como nomenclatura para causa raiz a expressão “Negativação indevida”.
Deverá encaminhar a empresa recomendações administrativas após apurar internamente o ocorrido. Por exemplo: verificará como foi à atuação dos funcionários do SAC. Por que não conseguiram atender de forma administrativa o cliente?
(v) Estudar os valores médios aplicados a título de condenação, pelo judiciário local, relativos a cada causa raiz que deu origem ao processo;
Esse estudo é importantíssimo, principalmente, para orientar os valores que vierem a ser pagos a título de acordo e para mensurar os riscos de perda da empresa.
(vi) Criar indicadores de resultados e relatórios gerenciais;
Ótimo material para ser apresentado/encaminhado ao empresário para que todo o trabalho seja realizado com a máxima transparência.
Ressaltamos aqui alguns relatórios básicos para ter uma visão em números da(s) carteiras de processos judiciais:
(a) Número de processos ativos, encerrados e arquivados;
(b) Número de audiências realizadas;
(c) Número de diligências solicitadas;
(d) Números por tipos de encerramento (Acordo, condenação, improcedência e extinção);
(e) Números de processos por causa raiz;
(f) Valores pagos em acordos e condenação (ticket médio);
(g) Relatório de melhorias internas (identificação das fraquezas);
Entre outros conforme a atividade econômica da empresa.
Encerraremos com um dizer de Chiavenato que afirma que gestão é basicamente DIRECIONAMENTO.
Direcione as atividades jurídicas para um profissional especializado!
