Confira passo a passo e lista completa de documentos para admissão de empregado.
Tudo o que você precisa saber para contratar um funcionário ou começar em um novo emprego de carteira assinada.
Iniciar uma nova relação de emprego nem sempre é uma empreitada simples, para além do entusiasmo e da alegria de ser contratado ou de contratar um novo funcionário, podem ocorrer também muitos danos e prejuízos para ambos os lados, caso ocorram erros no processo de admissão.
Para se ter noção, o Brasil enfrenta grandes dificuldades com processos trabalhistas. Só em 2020 foram 2.570.708 casos novos, de acordo com dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST), e foram pagos aos reclamantes R$ 28.830.521.013,8 (28 bilhões).
Com o estabelecimento da reforma trabalhista, com a pandemia e uma série de novas medidas, empresários e trabalhadores enfrentam grandes dilemas para formalizar a contratação na empresa.
Contudo, a empresa precisa respeitar algumas regras de rotina, com base na CLT, para o registro do vínculo empregatício, dentre as quais, a anotação da CTPS, o registro do empregado em livro ou ficha de registros, realização de exame médico, assinatura do contrato de trabalho, declaração de dependentes, autorização de descontos, bem como a apresentação de documentos pessoais complementares.
Essas regras, obrigações e direitos, você esclarece neste artigo. Acompanhe até o final. É a sua chance de aprender todos os procedimentos na prática com profissionais experientes e atuantes.
Anotação da carteira de trabalho e previdência social
A Lei 13.874/2019, popularmente conhecida como Lei da Liberdade Econômica, revogou vários artigos da CLT, especialmente os artigos que tratavam das anotações na CTPS física. A citada lei deu nova redação ao art. 14 da CLT, estabelecendo que a CTPS será emitida pelo Ministério da Economia, preferencialmente em meio eletrônico (CTPS Digital).
A CTPS Digital (equivalente à CTPS em meio físico) terá como identificação única do empregado o número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), nos termos do art. 16 da CLT.
Para a habilitação da CTPS Digital é necessária a criação de uma conta de acesso por meio da página eletrônica. A habilitação será realizada no 1º acesso da referida conta, podendo ser feita por meio de:
- aplicativo específico, denominado Carteira de Trabalho Digital, disponibilizado gratuitamente para dispositivos móveis; ou
- serviço específico da Carteira de Trabalho Digital no sítio eletrônico.
O empregador deverá enviar os eventos previstos no e-Social para cumprir suas obrigações. Antes do início das atividades do trabalhador, o empregador deverá enviar S-2200 através do e-social (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador).
Caso não tenha todos os dados nesse momento, poderá enviar imediatamente o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas e depois complementar os demais dados com o evento S-2200, observado os prazos previstos no Manual de Orientação do e-Social.
Caso o empregador ainda não utilize o e-Social, o empregado ainda vai precisar da via física da CTPS.
Quando a Carteira de Trabalho e Previdência Social for física deve ser obrigatoriamente apresentada, mediante recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de 5 dias para nela anotar, especificamente:
- identificação do empregador;
- a data de admissão;
- a remuneração e as condições especiais, se houver.
- cargo e CBO (classificação brasileira de ocupações)
Condições especiais seria tudo o que foge do contrato padrão, que é por tempo indeterminado, jornada de 8 horas diárias e 44 horas semanais. A jornada de 12×36, de meio expediente e afins são exemplos de condições especiais que devem ser registradas.
Tal procedimento é de fácil realização, formaliza a relação de emprego e mitiga riscos trabalhistas, bastando seguir os itens previstos na própria CTPS. A empresa também pode, para evitar informações ilegíveis em caneta, imprimir as informações e colar no local indicado na carteira.
Quando o empregado só possui CTPS Digital, poderá então solicitar a emissão de uma CTPS Física mediante agendamento (ligue 158).
Cadastrar a admissão no E-Social
O Decreto 8.373/2014 criou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Desde então, as regras desse sistema foram modificadas visando a simplificação dos procedimentos. Todas essas alterações suscitam dúvidas nas empresas.
O eSocial é um sistema designado para unificar os dados trabalhistas que as empresas precisam enviar para as entidades públicas, em substituição às comunicações individuais antes encaminhadas ao Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal.
A plataforma facilita o registro porque basta preencher os dados e enviar a documentação exigida através da plataforma digital, que também fornece informações sobre contribuições previdenciárias, vinculo empregatício, FGTS, folha de pagamento, aviso prévio.
O prazo para envio da admissão é o dia útil imediatamente anterior ao início da prestação de serviços, todavia é possível efetuar o registro preliminar com CNPJ/CPF do empregador, CPF do trabalhador, data de nascimento e data de admissão do empregado. Nessa hipótese, ganha-se mais 7 dias para regularizar o restante.
Registro em livro ou ficha de empregados
O registro de empregados deverá estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas.
Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, no livro ou ficha individual respectivo, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser apontado em livros, fichas ou sistemas eletrônicos.
O registro deve estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas.
Além de ser obrigatório por força de lei, a ficha de registro ajuda as empresas a possuírem um histórico de dados trabalhistas de todos os seus colaboradores.
Abaixo você confere a lista de informações obrigatórias que devem constar no banco de dados.
- Número da série da carteira de trabalho;
- Dados pessoais: RG, CPF, data de nascimento, endereço, nome dos pais, número do título de eleitor, número da reservista;
- Data de admissão e demissão;
- Cargo e função;
- Local de trabalho;
- Carga horária;
- Número de identificação do PIS; No ato da admissão, o Departamento Pessoal deve verificar se o trabalhador já está inscrito no PIS. Se sim, não é preciso realizar novo cadastro, no entanto, se não tiver o PIS, deverá fazer o registro através da Caixa Econômica Federal.
- Dados bancários;
- Nomes dos dependentes (Em caso de filhos menores de 14 anos, é necessário enviar certidão de nascimento).
Realização de exame médico
Os exames médicos são obrigatórios na contratação, na demissão e durante o curso do vínculo empregatício. É requisito mandatório e deve ser feito por conta da empresa, examinando a capacidade física e mental do empregado, conforme determina o art. 168, I, da CLT.
O exame é recomendado para as empresas, pois garante que o profissional admitido esteja apto a trabalhar, evitando multas e reduzindo acidentes. Para o empregado, por sua vez, garante assistência em caso de doenças e serve como prova em processos trabalhistas de insalubridade, estabilidade de emprego e acidentes no trabalho.
Registro de dependentes
Alguns direitos trabalhistas e contribuições (salário-família, pensão alimentícia e IRRF) exigem que a empresa tenha informações sobre os dependentes do empregado. São beneficiários do Regime Geral de Previdência Social, na condição de dependentes do segurado:
- O cônjuge, a companheira, o companheiro e o filho não emancipado de qualquer condição, menor de vinte e um anos ou inválido;
- Os pais; ou
- O irmão não emancipado, de qualquer condição, menor de vinte e um anos ou inválido.
A dependência econômica das pessoas de que trata a letra “a” é presumida e a das demais deve ser comprovada.
É inteligente seguir essa regra para evitar problemas com a Justiça e manter a boa imagem da empresa, é obedecendo o procedimento correto de contratação. Ainda que a remuneração do empregado não ultrapasse o valor da isenção do imposto de renda, é importante que se faça a declaração por escrito, assinada pelo empregado, dos seus dependentes.
Autorização de descontos
Caso o empregado queira e a empresa mantenha convênios, deverá ser providenciada a autorização específica, devidamente assinado pelo empregado. Além dessa autorização, deve constar no próprio contrato de trabalho cláusula autorizando os citados descontos.
A soma dos descontos não pode exceder 35% da remuneração, sendo dever da à empresa informar no contracheque do empregado o valor do desconto mensal decorrente de cada empréstimo, financiamento, cartão de crédito e os custos operacionais referidos no § 2º do art. 3º da mencionada Lei.
Vale transporte
O empregado para receber o Vale-Transporte deve informar ao empregador, por escrito, o endereço onde mora, os meios de transporte adequados ao seu deslocamento residência-trabalho e vice-versa. A empresa precisará de uma declaração quando o empregado não optar pelo benefício.
Documentos que não podem ser exigidos
Com relação aos documentos que não podem ser exigidos, ressaltamos a proibição contida na Lei 9.029/95 de adoção de qualquer prática discriminatória para efeito de contratação de funcionário.
Listamos alguns documentos que é vedada a exigência quando da admissão de empregados:
- Comprovação de experiência prévia por tempo superior a 6 (seis) meses no mesmo tipo de atividade;
- Certidão de que não possui processo trabalhista ajuizado (certidão negativa trabalhista);
- Certidão negativa da SERASA, do SPC e assemelhados ou dos cartórios de protestos;
- Informações sobre antecedentes criminais, tais como certidão negativa criminal ou “folha corrida”;
- A exigência de teste, exame, perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez.
Lista completa de documentos necessários para admissão
- original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- cópia do RG;
- cópia do CPF;
- título de eleitor para maiores de 18 anos;
- comprovante de residência;
- inscrição no E-social;
- cópia do comprovante de escolaridade;
- registro profissional emitido pelo órgão de classe;
- certidão de nascimento em caso de o trabalhador ser solteiro;
- certidão de casamento no caso de o trabalhador ser casado;
- declaração de concubinato na CTPS, no caso de a pessoa ser casada, para colocar o cônjuge como dependente;
- certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
- cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
- caso haja, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;
- CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.
