No âmbito da Receita Federal do Brasil, o processo administrativo fiscal (PAF) é regido pelo Decreto nº 70.235/72 e é um instrumento que antecede a execução fiscal na via judicial e, por meio dele, pode ser verificado se a incidência tributária ocorreu de forma correta ou não. Quando a Fazenda identifica um valor que deve ser pago pelo contribuinte, ela envia uma notificação e espera uma ação do devedor. Nesse momento é possível questionar esse crédito tributário cobrado e verificar a sua procedência sem iniciar um processo judicial.
O processo administrativo fiscal tem suas particularidades, mas não se compara à formalidade de uma execução fiscal e, assim, é mais fácil verificar a verdade material do fato gerador nesse estágio da cobrança tributária. A finalidade é deliberar a respeito de problemas fiscais, geralmente a respeito de exigência, dispensa, imunidade ou isenção de crédito tributário, interpretação de aplicação da legislação ou restituição do que foi pago a mais.
A partir da autuação do ente público, o contribuinte tem direito à defesa e pode responder essa comunicação pela própria via administrativa ou judicial. Ao impugnar, tempestivamente, a exigibilidade do crédito em questão será suspensa, o que significa que o tributo não será cobrado até o final do PAF, conforme o art. 151, III, do Código Tributário Nacional.
Após a decisão do PAF é possível recurso voluntário em 30 dias. Na segunda instância do PAF ainda é possível recurso ou pedido de reconsideração. Ou seja, no processo administrativo fiscal há possibilidade de três instâncias sem que ocorra apreciação pelo judiciário e não utilizar essa esfera de acesso ao contribuinte seria desperdiçar uma oportunidade de resolver o problema.
Permanecer na esfera administrativa permite que a causa seja analisada e em caso de decisão desfavorável, é possível, ainda, recorrer da decisão no âmbito judicial.
Nesse momento administrativo, o contribuinte pode afastar penalidades e multas imputadas a ele, a depender das provas que possui e da forma que apresentar sua defesa. É uma etapa que não pode ser ignorada porque permite um caminho de questionar a cobrança fiscal fora do Judiciário. Assim, para o âmbito judicial restaria apenas o que não logrou êxito no processo administrativo fiscal.
O PAF é útil, também, em casos de questionamentos quanto à aplicação da legislação tributária. Há um procedimento denominado Consulta que tem a finalidade de esclarecer a respeito da correta interpretação e aplicação da lei tributária. É necessário seguir algumas peculiaridades formais e atender a requisitos fáticos para ter acesso a esse meio porque apenas quem fizer parte da relação jurídica questionada, ou puder ser atingido por ela, pode ter acesso a essa Consulta por meio de uma petição comprovando a realidade fática. A finalidade é afastar a análise de casos que seriam apenas teóricos e que não vinculassem as partes. Esse procedimento, se favorável ao contribuinte, impõe a administração tributária ao cumprimento, mas se contrária a ele, obriga-o ao entendimento nela contido, sob pena de penalidade prevista. É possível e se for necessário, portanto, a impetração de Mandado de Segurança nessa segunda hipótese.
O processo administrativo fiscal pode ser anulado por incompetências dos servidores envolvidos ou por violação ao direito do Contribuinte (como vício na fundamentação legal que constitui o crédito tributário ou indeferimento de prova necessária para comprovação fática por exemplo). A nulidade decorre dos efeitos limitadores que podem comprometer a defesa do Contribuinte, direito garantido pela Constituição. Ou seja, o descumprimento de requisito formal não incide automaticamente em nulidade do PAF, é necessário verificar se essa inobservância gerou prejuízo ao Contribuinte, uma vez que as formalidades são instrumentos que visam assegurar a ampla defesa. Em caso de anulação do lançamento por vício formal, o prazo decadencial será reaberto, mas se for por vício material, não haverá reinício desse prazo.
A partir da emissão do auto de infração, o contribuinte poderá apresentar defesa, via de regra, em 30 dias contados da data da ciência da notificação de lançamento, do auto de infração ou do despacho decisório e o processo pode ser feito por qualquer pessoa com conhecimento fiscal. No entanto, é recomendável o acompanhamento de um advogado especializado para elaborar a melhor estratégia administrativa processual.
