O síndico deverá mandar a todos os condôminos cópia da ata no prazo de 8(oito) dias subsequentes à realização da Assembleia.
Vale ressaltar que as decisões da Assembleia, em cada caso, serão pelo quórum que a convenção fixar e obrigam todos os condôminos a cumprir o que foi decidido.
Os principais elementos que devem constar na ata são:
- dia, mês, ano e hora da assembleia, por extenso;
- local da assembleia;
- número e identificação dos condôminos presentes;
- presidência dos trabalhos;
- pessoa que secretariou os trabalhos;
- ordem do dia;
- deliberações;
- encerramento;
- assinatura dos condôminos presentes ou, pelo menos, do síndico, do presidente e do secretário.
A ata de assembleia deverá refletir o que realmente ocorreu e será redigida pelo secretário. Logo, não pode o secretário colocar o que quiser. O presidente deve interferir e exigir a redação correta.
Ademais, qualquer condômino poderá, ainda, após a ata já ter sido distribuída, solicitar ao síndico que proponha em uma próxima assembleia uma pauta para a leitura da ata anterior, e que sejam feitas as necessárias alterações referentes às partes da Assembleia que não tenham correspondido à realidade.
Para que não pairem dúvidas sobre o teor das atas, as assembleias poderão ser gravadas para futuras consultas. Recomenda-se neste caso ser aprovado em assembleia, a fim de documentar o procedimento que será adotado.
Por fim, vale comentar que não há obrigação legal de registrar as atas em cartório de Títulos e Documentos, salvo se a Convenção assim determinar, embora seja bastante recomendado, uma vez que torna as decisões públicas. Além disso, caso haja extravio do livro de atas, é possível realizar uma reconstituição por meio dos registros. O livro de atas registra todos os acontecimentos importantes do condomínio, formando, ao longo do tempo, sua história.
Dra. Mayara Pereira
OAB/DF 40.047
Advogada Especialista em Direito Imobiliário
E-mail: mayara@mpjuridico.adv.br
