O gerenciamento e a organização de um escritório não é uma tarefa tão simples quanto parece. Organizar um escritório de advocacia demanda conhecimento e boa vontade! Além disso, algumas práticas que possibilitam fazer com que o escritório tenha sua própria dinâmica e que tudo funcione de maneira harmônica e sincronizada.
Como você já tem conhecimento, um advogado, desde o início de sua carreira tem a necessidade de especializar-se numa área definida do Direito. Ou seja, além de ter escolhido a profissão de advogado para sua vida, deve detalhar essa escolha, encontrando a área onde pode mostrar melhor sua capacidade e conhecimento.
Isso pode exigir, por exemplo, que ele tenha em seu currículo cursos de especialização, mestrado, doutorado e constante atualização, mantendo-se à frente dos concorrentes. No entanto, não basta apenas ter o mais profundo conhecimento de sua área para que tenha sucesso como advogado. Para garantir uma carreira de sucesso é necessário que também tenha organização dentro da área escolhida.
O conhecimento em gestão é um grande diferencial para o advogado, principalmente em seus primeiros anos de atividade. Com o passar do tempo, a organização torna-se algo instantâneo, acompanhando a evolução da carreira.
Não vale mais pensar naquela figura de advogado técnico, que conhece profundamente sua profissão, mas que não é um administrador. Essa é uma figura que ficou no passado, principalmente em virtude do aumento de competitividade. Hoje, saber como organizar um escritório de advocacia é ponto essencial para o sucesso.
Capacitação do pessoal
Um dos pontos que deve ser considerado pelo advogado nos tempos atuais é a imagem do seu escritório perante os clientes. A primeira impressão é sempre a que fica, e isso também vale para um estabelecimento onde podem surgir os mais diversos tipos de clientes.
O advogado deve cuidar da imagem de seu escritório como cuida de sua própria imagem. É evidente que, quando um cliente adentra em seu escritório, ele automaticamente observará todos os detalhes, desde as condições de higiene, até os processos espalhados pela mesa. Uma situação assim não vai trazer bons resultados.
Não quer dizer, absolutamente, que o advogado, além do curso de Direito tenha que fazer um curso de administração. Aliás, hoje é comum que os profissionais formados em Direito façam um curso de MBA, seja para poder gerenciar e organizar um escritório, seja para ter melhor conhecimento de administração e melhorar o atendimento. Todavia, é preciso lembrar que grande parte dos clientes são empresários e, nada melhor para conhecer o pensamento de um empresário do que saber como é sua área de atuação.
A capacitação para a organização no escritório, no entanto, não deve ser só para o advogado. Os seus funcionários também devem estar capacitados, mesmo com pequenos cursos de gestão, garantindo que a ordem seja estabelecida e que o escritório possa mostrar-se organizado.
No caso de um escritório em fase inicial de atividades, o advogado deve pensar na formação de sua secretária, por exemplo, ou de um estagiário. Assim, facilitará a manutenção dos processos em ordem, gerando um ambiente saudável, com todas as coisas no seu devido lugar.
Se podemos desfrutar hoje de todas as ferramentas necessárias para organizar um escritório de advocacia, devemos usar essas ferramentas. A implantação de um programa jurídico para ajudar no gerenciamento das informações é de extrema importância para o bom andamento dos processos.
Software jurídico facilita organização
Não havendo possibilidade de contratar um administrador, o advogado deve pensar no melhor programa que possa ajudar no gerenciamento de seu escritório. Para isso, existem diversas opções no mercado. É necessário escolher aquele que melhor atenda aos seus interesses.
Com a evolução dos equipamentos, é importante pensar numa ferramenta que tanto possa ser acessada através de um celular ou de um desktop. Assim, torna-se mais fácil fazer uma solicitação de dentro do Fórum, por exemplo, ou de outra localidade, tornando o trabalho muito mais ágil.
É preciso também garantir o armazenamento e a pesquisa de documentos e petições, agilizando a busca e permitindo que qualquer cliente seja atendido a qualquer momento. Dessa forma é possível desenvolver o trabalho em equipe, delegando atividades, agendando compromissos, fazendo acompanhamento de processos online e podendo realizar a organização da forma mais completa.
Um programa específico para advocacia permite que até mesmo a secretária possa informar um cliente sobre o andamento de qualquer processo. Assim, se o advogado pretende melhorar ainda mais a organização de seu escritório, poderá gerar um login e senha específicos para cada cliente, permitindo que eles mesmos possam acompanhar o andamento de seus processos.
Entretanto, é importante salientar que um programa sozinho não irá organizar o escritório. Para que ele seja eficiente, é necessário que esteja constantemente atualizado, com todas as informações para que possa fornecer aquilo que os profissionais do escritório necessitam. Ou seja, um programa de computador não deve se tornar apenas um arquivo de informações, deve monitorar todos os processos e apresentar sua atualização a cada novo movimento.
Existem hoje alguns programas que permitem até mesmo o recebimento eletrônico de intimações, com a subsequente distribuição eletrônica para o responsável. Logo, é possível a execução através do próprio programa, com uma integração que torna qualquer trabalho muito mais produtivo, funcionando com maior agilidade.
A organização do escritório com uma boa ferramenta de gestão torna-se muito mais prática e o advogado deve entender que está gerenciando um negócio, não apenas um escritório. O mundo atual exige rapidez e eficiência e essas atitudes devem ser vistas como prioridade para um escritório.
